Nice to know (you)

• Wil jij met jouw organisatietalent en ondernemende karakter een belangrijke bijdrage leveren aan onze professionele en efficiënte organisatie van de Executive Committee-, de Raad van Commissarissen- en Commissie vergaderingen in samenwerking met de Deputy Company Secretary?
• In de rol van Assistant to the Company Secretariat kom je terecht in een ambitieus team waar veel eigen initiatieven worden genomen.
• Van reiziger tot medewerker: we vinden het erg belangrijk dat iedereen zich op Schiphol veilig, gewaardeerd en welkom voelt.

Connecting your world

Als Assistant to the Company Secretariat bij een van de meest toonaangevende luchthavens ter wereld maak je onderdeel uit van het vennootschapssecretariaat en het corporate legal team van Royal Schiphol Group. In deze veelzijdige functie neem je proactief werk uit handen. En hoe je dit aanvliegt? Dat is aan jou. We vertrouwen op de manier waarop jij de regie pakt, keuzes maakt en daar de verantwoordelijkheid voor neemt. Jouw talenten zet jij in bij het: 

• Ondersteunen van de (Deputy) Company Secretary bij de planning, voorbereiding en follow-up van vergaderingen van het Executive Committee, de Raad van Commissarissen (RvC), commissies en aandeelhoudersvergaderingen. Dit doe je in samenwerking met een collega Management Assistant van het corporate legal team. Jouw focus ligt op de RvC-, commissie- en aandeelhoudersvergaderingen.
• Coördineren van alle binnengekomen vergaderstukken, voorbereiden van agenda's en uploaden van documentatie in de digitale board portal. Je zorgt ervoor dat de processen hieromheen zo efficiënt mogelijk verlopen.
• Verrichten van alle voorkomende taken waaronder: e-mailcorrespondentie met RvC- en ExCom-leden en senior management, complex agendabeheer, agendabewaking van vergaderingen en het plannen van afspraken voor RvC-leden met derden.
• Ontvangen en begeleiden van RvC-leden en hun gasten.
• Bewaken van informatiestromen in de breedste zin van het woord, zoals het voorbereiden en (logistiek) organiseren van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten. Je bent actief in de opvolging van actiepunten van vergaderingen. Waar nodig worden acties voorbereid en voorgelegd aan de (Deputy) Company Secretary.
• Zelfstandig uitvoeren en ondersteunen van gedelegeerde taken waarbij je contact onderhoudt met diverse in- en externe partijen en instanties, zoals bijvoorbeeld het coördineren van in- en externe locaties voor vergaderingen en diners.

In deze rol werk je nauw samen met de andere Management Assistent binnen ons team. Er is sprake van een duidelijke taakverdeling, maar jullie ondersteunen en vervangen elkaar waar nodig. Daarnaast ben je veel in contact met de PA’s/Executive Secretaries van de ExCom leden en de (Deputy) Company Secretary.

You've got this

Schiphol verbindt jouw wereld. Met de beste mensen maken we reizen veilig en verantwoord. Jij draagt hieraan bij met jouw unieke talenten, zoals de manier waarop je volledig focust op jouw doelen. Dit lukt je ook als afleidingen of tegenslagen aan de orde zijn en hoe jij soepel sterke banden met anderen opbouwt. Sowieso heb je voor deze functie:

• Hbo werk- en denkniveau aangevuld met minimaal 5 jaar ervaring als assistente van een vennootschapssecretariaat, directie of senior management in een dynamische en complexe werkomgeving.
• Uitgebreide kennis van MS-officepakketten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met juridische processen en/of werkzaamheden voor het vennootschapssecretariaat.
• Beschikbaarheid voor 32-36 uur per week, bij voorkeur op woensdag, donderdag en vrijdag.
• Een flexibele, stressbestendige instelling en gevoel voor humor.

You get this

• € 3703 tot € 4778 bruto per maand (Schaal 8).
• Een 13e maand.
• De mogelijkheid om 4 x 9 uur te werken bij een 36-urige werkweek.
• Een iPhone 14 of Samsung S22. Aan jou de keuze.
• 180 vakantieuren.

Dit zijn nog maar een aantal van onze arbeidsvoorwaarden die horen bij deze functie (op basis van een 36-urige werkweek). Schiphol Group heeft jou nog meer te bieden. Ga voor het totale overzicht van alle arbeidsvoorwaarden naar Arbeidsvoorwaarden - Werken bij Schiphol Group.

About the Team

Corporate Legal

Wij willen ons steeds verder blijven verbeteren. Bij Corporate Legal doen we dat met 18 collega’s, door innovatie en professionalisering te combineren met onze grote kennis van het vliegveld. Dat stelt Royal Schiphol Group in staat haar strategie zo goed mogelijk uit te voeren, vanuit een afgewogen risico-inschatting.

Choose your destination

Wat zijn jouw talenten? Welke dromen heb jij? Wat is jouw verhaal? We zijn benieuwd naar jou en nodigen je graag uit om te solliciteren. Solliciteren kan door jouw motivatie en cv met ons te delen via de sollicitatiebutton hieronder. 

• Jouw sollicitatie ontvangen we graag vóór 22 oktober 2025.
• Heb je vragen over het sollicitatieproces? Stel deze aan Bart Koekman, Recruitment Business Partner, via bart.koekman@schiphol.nl.
• Een assessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
• Voor meer informatie over solliciteren bij Schiphol Group: Sollicitatieproces - Werken bij Schiphol Group.
• Voor indiensttreding dient een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te worden overgelegd.
  
  #LI-ALL1

About Schiphol Group

Met 3.500 trotse collega’s zetten we een extra stap om Nederland zo goed mogelijk te verbinden met de rest van de wereld. Vernieuwen, veiligheid en samenwerken staan daarbij voorop. Samen geven we meer betekenis aan reizen en leveren een bijdrage aan economie en maatschappij. Al meer dan 100 jaar. In Nederland en daarbuiten. Wist je trouwens dat:

… Schiphol Group eigenaar en exploitant is van Amsterdam Airport Schiphol, Rotterdam The Hague Airport en Lelystad Airport? We hebben ook een meerderheidsbelang in Eindhoven Airport.
… op 19 september 1916 het eerste vliegtuig op Schiphol Airport landde?
... je als Assistant to the Company Secretariat de business area Corporate Legal versterkt?