De functie

Als Management Assistant zorg je voor een adequate ondersteuning van de Senior Manager Compliance, Continuity en Risk (CCR) en het CCR team. Compliance, Continuity & Risk heeft als doel het bewaken en bijsturen van operationele Compliancy, het streven naar optimale bedrijfscontinuïteit en het toezien op beheersing van de toprisico’s van Airport Operations & Aviation Partnerships (AO&AP). Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer. Daarnaast verzorg je standaard secretariële taken zoals, dossierbeheer (SharePoint), notuleren van meetings (in overleg) en overige administratieve taken voor de Senior Managers. De mailbox beheer jij op actieve wijze in overleg met de managers. Daarnaast maak je deel uit van een driehoek Directiepool. Je vervangt de directie assistent van de directeur AO&AP bij vakanties of ziekte samen met een andere collega.   
Daarnaast heb je een rol in het zorgdragen voor de onboarding van nieuwe collega’s (bijv. het aanvragen van passen voor nieuwe medewerkers, ben je een schakel met de WorkForcedesk m.b.t. inhuur externen en zorg je voor soepele ontvangst. Ontzorgen is hier het sleutelwoord. 
Tevens ben jij het centrale aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten en weet zelfstandig vragen en verzoeken op te pakken en op te volgen.  
  
Werkzaamheden die ook op jouw bord terecht kunnen komen zijn het organiseren van teammeetings (intern of op externe locatie), waarbij jij de centrale rol hebt in het opzetten en vormgeven van het programma. De dag verzorg jij tot in de puntjes.  De communicatie is helder, iedereen weet waar zich te melden en hoe laat. Ook verzoeken voor het organiseren van sollicitatiegesprekken, meet ups met samenwerkingspartners of andere stakeholders komen veelvuldig langs.

Jij bent

Jij bent professioneel in het ontzorgen van de manager(s) voor wie je werkt. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels. Je hebt een gave om sfeer aan te voelen en gaat hier op een juiste, integere manier mee om. Je maakt het bespreekbaar als emoties oplopen, maar durft ook mensen aan te spreken of hun gedrag te spiegelen. Je helpt collega’s graag, je bent oplossingsgericht en creatief, maar je weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden. Daarnaast ben je een echte teamspeler, want je bent ook onderdeel van een team van Management Assistentes binnen AO&AP.  

Je bent proactief en zelfstandig waardoor je jouw manager(s) werk uit handen neemt. Jij weet tijdig urgente zaken te signaleren en je manager hierop te attenderen. Daar waar nodig pak je dingen proactief op. Jij hebt hier lol in en vind je baan daarom zo leuk!  

Ervaring met Microsoft 365 is belangrijk voor het gebruik van applicaties als PowerPoint, Excel, Word, Outlook en Teams. Daarnaast heb je minimaal MBO/HBO werk -en denkniveau. Tenslotte, je bent flexibel, stressbestendig en je houdt van dynamische werkomgeving. 

Wij bieden

Je kunt rekenen op goede en mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. We geven je ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. Zo is er een persoonlijk duurzaam inzetbaarheidsbudget (voor onder andere opleiding, coaching, sporten en verlof). Met behulp van flexibele werktijden bepaal je zelf een optimale balans tussen werk en privé. In een inspirerende werkomgeving werk je aan vernieuwende projecten met collega’s die oprecht trots zijn op hun bijdrage aan Europe’s Preferred Airport.

• De vacature is ingeschaald in salarisgroep 8;
• 6,75 % vaste eindejaarsuitkering;
• Een variabele participatie uitkering van maximaal 7,5%;
• Diversiteitsdagen: per jaar kun je twee dagen bijzonder verlof opnemen om een feestdag te vieren die past bij jouw levens- of geloofsovertuiging;
• Een jaarcontract. bij goed functioneren volgt er na een jaar een contract voor onbepaalde tijd; 
• Via Schiphol Go kun je zelf bepalen hoe je naar en van je werk reist;
• We stimuleren het reizen met openbaar vervoer, daarom ontvang je een NS Business Card;
• Smartphone, keuze uit iPhone 13 of Samsung Galaxy S21;
• Flexibele werktijden voor een optimale balans tussen werk en privé met een thuiswerkvergoeding;
• We geven je ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. Zo is er een persoonlijk duurzaam inzetbaarheidsbudget (voor onder andere opleiding, coaching, sporten en verlof);
• Een inspirerende en dynamische werkomgeving met gedreven collega's.

Interesse?
Herken jij jezelf in het bovenstaande en spreekt de vacature je aan? Dan zien wij je sollicitatie graag tegemoet. Stuur je motivatiebrief en CV online via de onderstaande sollicitatiebutton. 

• Solliciteren kan tot uiterlijk 28 februari;
• Als werkgever willen wij graag een afspiegeling zijn van onze passagiers. Iedereen is welkom, wij nodigen je van harte uit om te solliciteren;
• Een AIVD veiligheidsonderzoek (VGB B-Burgerluchtvaart) is onderdeel van de onboarding om op Schiphol te mogen werken.

Wil je meer weten over de functie of over het sollicitatieproces, dan kun je contact opnemen met Stace Barreiro de Leon (Sr. Recruitment Business Partner) via Whatsapp.

Check ook onze Schiphol Groep LinkedIn pagina om op de hoogte te blijven van de laatste vacatures en nieuws over het werken op Schiphol.